データベースソフトと言えば…
▼データベースソフトと言えば、Microsoft Accessを連想される方が多いかと思われます。大規模データを業務上扱う機会に恵まれた方ならば、Microsoft Accessの使用方法に習熟されていることでしょう。一方、そのような機会がなかった方は、なんだか難しそうでなかなか手を出せなかったのではないでしょうか。▼ところで、レコード数が数万件より少ない小規模データが対象であれば、実はExcelの方がデータベースソフトとして十分使える上にMicrosoft Accessにはない利点を持っていることをご存知ですか？▼もともと、Excelは誕生した時から「表計算」「グラフ」「データベース」の3つの機能が柱とされ、バージョンアップするたびに強化が図られてきたのです。また、それと並行してパソコンのメモリやストレージがどんどん大容量になり、処理速度も高速になってきました。その結果、ヨコ数百×タテ数万のセルクラスタからなり、各セルに最大32,000文字のテキストが入った、一般的な「表」の概念を遙かに超えたリスト型データベースを作成し、Excelの操作方法で使用することが、知らないうちに余裕でできるようになっているのです。▼しかも、Excel 2016から、「Power Query」という標準アプリとの連携機能が実装されています。Excelは仕様の上では約100万件のレコード（行）を処理できますが、実際は数万件程度を超えてくるとPCのスペックに依存して動作が遅くなり、実用に耐えられなくなります。しかし、「Power Query」との連携により、何百万件のレコード（行）から必要なデータだけExcelに取り込んで扱えるようになりました。「Power Query」は、「ピボットテーブル」に匹敵する劇的な変化をExcelにもたらしたとも言われています。最近は生成AIにExcelのコードを作成してもらえるようにもなり、Excelのデータベースとしての可能性は拡張を続けています。
エンドユーザーの特許情報処理にちょうどよい、リスト型データベースの基本的な利点
▼前提として、ヨコ数百×タテ数万のセルクラスタ、ひとつのセルが最大32,000文字（400字詰め原稿用紙80枚、12ポイントA4用紙50枚）という規模感は、大半の特許情報処理のニーズを十分満たすレベルです。例えば、大規模な集客施設のチケット予約システムやECの顧客情報システムとは情報の質が違うので、Microsoft Accessでなければキャパシティーオーバーという場面はほぼ想定できません。人間の感覚では数万件となると膨大と感じられますが、ハードウェア的には量販店に普通に陳列されているようなパソコンでも十分処理できるレベルです。特別な環境や大きな初期投資を必要とせず、試しやすいことが1番目の利点です。▼そして、データベースのための必要最小限の基本操作を7つか8つ覚えれば、あとは誰でも知っているExcelの操作方法でデータベースとして使えることが2番目の利点です（関数やショートカットを使わなくても、十分な基本操作ができます）。わざわざ時間をとって説明会に参加しなくても、誰でもすぐに使い始めることができます。▼さらに、人間の脳内にイメージをそのまま投影することができ、ブラックボックスがないガラス張りのデータセットである点が、重要な3番目の利点です。
変幻自在データベース
▼そして、データベースとしてのスペックはそこそこな反面、操作性の面では高機能、というMicrosoft Accessとは異なる利点があります。▼例えば、色つけなどフォントやデザインの多様な変更、表示されたそのままの状態での書き換え、拡大／縮小表示、行・列の表示／非表示切替え（補正クレームのビフォーアフター対照表示、原出願／分割出願のクレームのビフォーアフター対照表示など）、シート内・シート間のジャンプ、元の表を素材として新たな表に加工、等々できることを挙げればキリがありません。▼ウォッチネットTMの開発にあたっては、数々の実例から得たノウハウの蓄積が基礎となっています。イレギュラーなニーズが生じた場面でも、Excel技で解決の道が開ける可能性は十分ありますから、ご相談いただければ幸いです。
特許戦略チャートⓇとの連携により脳内でイメージされた構図とデータベースが直結
▼Microsoft PowerPoint とExcelの連携機能を利用することにより、当社のウォッチネットTMは特許戦略チャートⓇと連携操作することができます。具体的には、画面の半分を特許戦略チャートⓇ、もう半分にウォッチネットTMを表示し、特許戦略チャートⓇの図形をクリックすることにより、番号入力なしで対応する特許情報にアクセスすることができます。▼これは、商品－特許の関係を表現した構図のイメージと特許情報を格納した表のイメージをそれぞれ構成する脳神経細胞同士のリンクを促し、貴社の商品・サービス界隈の特許についてほかでは得られない深層の理解をもたらします。また、特許戦略チャートⓇを用いて上層部・事業部門等にプレゼンテーションするとき、質問に対する万全の準備をサポートします。特許戦略チャートⓇとの連携を視野に入れられ、是非ともウォッチネットTMをお試しください。
“Microsoft”，“MICROSOFT ACCESS”，“Excel” 及び “PowerPoint” は Microsoft グループ企業の登録商標です。
